En el artículo de hoy hablaremos sobre los errores detectados en las cuentas anuales de la empresa y cómo debemos proceder para su corrección.

Una vez cerrado el ejercicio contable y depositadas y aprobadas en junta las cuentas anuales de la empresa, estas deben ser depositadas en el Registro Mercantil correspondiente.

Pero, ¿qué podemos hacer si detectamos fallos? En el artículo de hoy te explicamos cómo podemos rectificar los errores detectados.

La corrección de estos errores depende de la significatividad de los mismos y de su gravedad. De este modo, la solución pasa desde la subsanación a través de una nueva presentación o la simple reclasificación de las cuentas correspondientes.

¿Reformulación o subsanación?

Se encuentran recogidas en el «Proyecto de Resolución del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas por el que se aprueban los criterios de presentación de los instrumentos financieros y otros aspectos relacionados con la regulación mercantil de las sociedades de capital» las actividades de reformulación y subsanación de errores de las cuentas anuales.

El artículo 24 contempla la reformulación. Más concretamente, contempla que si una vez formuladas las cuentas anuales del ejercicio los administradores acuerdan su reformulación, según las circunstancias contempladas por el artículo 38 del Código de Comercio, se deberá recoger toda la información significativa en la memoria. Ello sin perjuicio de los cambios que deban ser introducidos en los diferentes documentos que integren las cuentas anuales.

Por otro lado, el artículo 25 contempla la subsanación de errores. La subsanación de un error contable incurrido en un ejercicio anterior al actual se contabilizará en las cuentas anuales del ejercicio en el que se descubra dicha incorrección. Ello siguiendo las normas de registro y valoración del Plan General de Contabilidad. A sus efectos, se entenderá por error las omisiones o inexactitudes en las cuentas anuales de ejercicios anteriores. Estas inexactitudes u omisiones se deberán por no haber utilizado información fiable que estuviera disponible en el momento de la formulación y que la sociedad podría haber obtenido y tenido en cuenta para ello.

Errores más sencillos en las cuentas anuales: fallos de transcripción

Lo más sencillo de subsanar sería el caso de que la contabilidad no contenga errores en sí mismos pero existan ciertos fallos en la transcripción. Por tanto, un error de transcripción no consiste en un error en la formulación de las cuentas, si no un error en la información remitida al Registro Mercantil. Esto ocurre cuando se produce el volcado de la información telemática a formato físico.

Por tanto, esto solo ocurriría en la presentación de cuentas anuales en formato presencial.

Esto no ocurriría en el tipo de presentación telemática, puesto que el sistema detecta fallos comunes. Estos fallos comunes serían por ejemplo espacios en blanco de cumplimentación obligatoria o sumas de totales incorrectas. Estos errores son detectados de manera automática y el sistema obliga a su corrección antes de proceder a la presentación.

En estos tipos de errores simplemente habría que presentar una solicitud de corrección al Registro Mercantil. En esta solicitud se deben indicar los datos erróneos a corregir, así como los nuevos. De esta manera habría que solicitar que se incorporase dicho documento al depósito anteriormente realizado, acompañándolo de los documentos con los datos correctos.

Inexactitud de datos en las cuentas anuales depositadas

Por otro lado, si el error se debiera a una mala contabilidad o inexactitud de los valores de alguna partida, habría que realizar una estimación del error y cómo afectaría a las cuentas depositadas.

En estos casos el Plan General Contable contempla la posibilidad de existencia de este tipo de errores. Por ello otorga la posibilidad excepcional de la reformulación de las cuentas.

Solamente se estimará necesaria la reformulación en casos excepcionales y concretos. Esto tendría lugar cuando los errores detectados modifiquen el patrimonio neto y no reflejen la imagen fiel del patrimonio.

Subsanación de errores contemplada en el Plan General Contable

Como hemos comentado, el Plan General Contable contempla la posibilidad de la existencia de errores en las cuentas anuales. Su norma 22 concretamente, posibilita la corrección de los mismos dentro del mismo ejercicio contable en el que hayan sido detectados.

De este modo, la subsanación se debe realizar de manera diferente dependiendo de la importancia del error encontrado:

• Si los errores detectados fueran leves, es decir, que no afecten excesivamente al resultado ni al patrimonio de la empresa. En este caso, el ajuste se realiza directamente al patrimonio neto de las cuentas anuales del ejercicio en el que se hubiera detectado el error. Este ajuste se realiza a través de una cuenta de reservas. Normalmente la cuenta utilizada es la número 113 «Reservas voluntarias». Este cambio debe quedar reflejado en el Estado Total de Cambios en el Patrimonio Neto y en la Memoria. En la Memoria se incluirá el detalle de las partidas afectadas dentro del apartado “Corrección de Errores” de las Bases de presentación de las Cuentas Anuales.
• Si las cuentas contienen errores graves, los errores no permiten el reflejo de la imagen fiel del patrimonio de la empresa y suponen cambios significativos en el patrimonio. En este caso, las cuentas deberán ser reformuladas.

En el último caso, una vez las cuentas sean reformuladas, la empresa deberá:

1. Convocar una junta para la consecuente aprobación de las nuevas cuentas.
2. Firmar el documento necesario para acreditar que los acuerdos alcanzados en la junta anterior quedan sin efectos.
3. Emitir un certificado en el que se informe de la presentación de las nuevas cuentas. En este certificado se detallarán los errores encontrados previamente.

Cómo proceder en una subsanación de errores

Es altamente improbable que nos encontremos con errores tras la presentación de las cuentas anuales.

Ello se debe a la necesidad de veracidad de las cuentas y su publicidad. Es decir, no tendría sentido la publicación de las cuentas anuales para la transparencia e información de los ciudadanos si podemos modificarlas fácilmente por cualquier tipo de error.

La reformulación de las cuentas anuales se trata de un hecho excepcional, contemplado por el artículo 38 c) del Código de Comercio y en el Marco Conceptual del Plan General Contable, a través del desarrollo del principio de prudencia. Más concretamente, dispone que si de manera excepcional se conocieran los riesgos entre la formulación y la aprobación de las cuentas que afectaran de manera significativa a la imagen fiel, estas deberán de ser reformuladas.

Si se diera el caso, las cuentas deberían ser reformuladas y convocar la consecuente Junta de manera extraordinaria. El objetivo, recordamos, sería la anulación de los acuerdos de la junta anterior, puesto que las cuentas presentadas no reflejan la imagen fiel del patrimonio de la empresa.

Finalmente, las nuevas cuentas anuales serían aprobadas por la Junta Extraordinaria y depositadas en el Registro Mercantil correspondiente.

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