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Hoy hacemos una revisión exhaustiva sobre la compilación del trabajo de auditoría

El artículo 29 de la Ley de Auditoría establece que los auditores de cuentas, así como las sociedades de auditoría, elaborarán un archivo de auditoría por cada trabajo de auditoría de cuentas. Este proceso comprenderá, como mínimo, tanto el análisis como la evaluación realizadas previamente a la aceptación o continuidad del trabajo de auditoría, incluyendo los aspectos relativos al deber de independencia del auditor y demás documentación referente a cada trabajo, incluidos los papeles de trabajo del auditor que constituyan las pruebas y el soporte de las conclusiones obtenidas en la realización de cada trabajo de auditoría, incluidas las que consten en el informe. El archivo que hemos mencionado se cerrará en el plazo máximo de 60 días desde la fecha del informe de auditoría.

Si atendemos a la NIA-ES 230, podemos ver que el auditor deberá reunir la documentación de auditoría en el archivo de auditoría y completará el proceso administrativo de compilación del archivo final de auditoría tras la fecha del informe de auditoría.Podemos decir que el auditor no eliminará la documentación relativa a la auditoría, sin importar su naturaleza. Esto solo podrá darse cuando llegue a su fin el periodo de conservación estipulado. En definitiva, según la NIA-ES 230, la finalización de la compilación del archivo final de auditoría después de la fecha del informe de auditoría es un proceso  de carácter administrativo que no conlleva la aplicación de nuevos procedimientos de auditoría ni la obtención de conclusiones nuevas.

Compilación trabajo de auditoría

Reglamento de auditoría en relación a su artículo 69:

Por su parte, el Reglamento de auditoría, en su artículo 69 determina la documentación que, al menos, deberá comprender el archivo de auditoria para cada trabajo: 

  1. La correspondiente a la aplicación de las políticas y procedimientos del sistema de control de calidad que puedan ser aplicables al trabajo.
  2. La documentación completa soporte de cada trabajo. Esto incluye los papeles de trabajo del auditor que contengan un registro del trabajo llevado a cabo por el auditor, la información empleada y las decisiones que han servido de base para la emisión del informe. También se insertará la evidencia de que la auditoría fue planificada y puesta en marcha de acuerdo a la normativa reguladora de la actividad de auditoría de cuentas. En particular, los papeles de trabajo deberán reflejar lo siguiente:

¿Qué deben incluir los papeles de trabajo?

  1. En primer lugar, deberán incluirse los criterios, así como las consideraciones empleados para la identificación y valoración de riesgos de incorrección.
  2. Pruebas diseñadas y realizadas por el propio auditor para responder a los mencionados riesgos que hayan sido identificados. Se especificará su naturaleza, el momento de su realización y la extensión de las mismas. 
  3. En caso de que durante la puesta en marcha del trabajo se emplean técnicas como el muestreo, deberán incluirse los objetivos perseguidos por dichos procedimientos, así como una descripción de las muestras o poblaciones estudiadas y las variables o criterios. También deberán especificarse los métodos y variables aplicadas para la selección de las muestras mencionadas, las hipótesis y hechos considerados como importantes para la cuestiones que se pretende verificar y los resultados que deriven de todo el proceso y, en su caso, la investigación de las desviaciones e incorrecciones detectadas y su resultado, la extrapolación de las mencionadas incorrecciones, los procedimientos adicionales que se hayan podido llevar a cabo y la evaluación del efecto de las desviaciones y también incorrecciones en la auditoría.
  4. Serán incluidas las cuestiones más importantes y significativas que pudieron aparecer mientras se llevaba a cabo la auditoría. También las conclusiones a las que llegaron los profesionales que las descubrieron y los juicios en que se basaron para llegar a ellas. Las evidencias y su aplicación también serán reflejadas. 
  5. En los papeles de trabajo también podremos ver la prueba relativa a la revisión del trabajo, que fue realizada por miembros que cuentan con experiencia y pertenecientes al equipo al que se atribuyó el encargo, así como los principales auditores que se responsabilizan de llevar a cabo el proceso de autoría. El auditor que firma el informe de auditoría también se incluye aquí. 

Otros aspectos a tener en cuenta en relación a los papeles de trabajo:

Como podemos observar, los papeles de trabajo a los que nos referimos con esta letra B deben ser muy detallados y precisos. De este modo, una vez se adquiere la documentación que se empleó como base, estos pueden ser re-ejecutados. 

El total de la documentación referida en este apartado deberá compilarse en formato de archivo electrónico, con las debidas medidas de seguridad que sean capaces de asegurar su autenticidad.

La documentación e información que no hayan sido incluidas en el archivo mencionado previamente no se considerarán como constituyentes de evidencia del trabajo de auditoría. 

Por otro lado establece, que en ningún caso podrá modificarse el archivo como consecuencia de la revisión interna o externa del trabajo de auditoría realizada con posterioridad a la fecha del informe de auditoría.

Para finalizar con esta sección relativa a los papeles de trabajo:

Por último, establece que, una vez compilado el archivo, en el caso de hechos posteriores a la fecha del informe de auditoría o de hechos anteriores a dicha fecha que hubieran llegado a conocimiento del auditor después de la mencionada fecha y que requieran la aplicación de procedimientos de auditoría o en aquellas situaciones en las que con motivo de un plan de subsanación sea necesaria la inclusión de documentación de carácter adicional, el auditor deberá estar en disposición tanto de políticas como de procedimientos que le permitan generar un archivo complementario. En él se deberá documentar quién lleva a cabo los cambios con respecto al original. También deberán ser especificadas las causas y la fecha de las mismas. Por otra parte, también se verá reflejada la documentación que haya sido cambiada o modificada. De este modo, una persona externa podrá hacer un seguimiento correcto de los cambios aplicados. 

Ahora bien, ¿qué implicaciones tiene esto en el trabajo del auditor?

Es cierto que la compilación no es algo nuevo, ya que, a efectos normativos, su primera aparición fue en la Norma de control de Calidad Interna (NCCI), y, posteriormente, la NIA-ES 230 relativa a la Documentación de Auditoría hace referencia al proceso y al plazo en que se recomendaba realizarse.

La organización, selección y verificación de la documentación incluidas en la evidencia documental del trabajo llevado a cabo, así como las conclusiones a las que llega el auditor y contenidas en los informes forman parte del proceso de compilación. Sin embargo, la NIA 230 diferencia el proceso de compilación de una revisión y organización de los papeles de trabajo al establecer que, una vez compilada la documentación, esta no podrá ser modificada y tampoco alterada. Sin embargo, existen situaciones y casos excepcionales, siempre bajo la correspondiente autorización.

Lo expuesto anteriormente quiere decir que con el objetivo de que la compilación sea efectiva es fundamental que la documentación compilada tenga restringido su acceso. Esto se debe a la capacidad de asegurar su integridad, custodia y confidencialidad.

Archivo electrónico de auditoría

El reglamento de auditoría incorpora el nuevo concepto denominado “archivo electrónico de auditoría”. Cuando el proceso de revisión de la documentación de auditoría haya finalizado, será posible proceder a su empaquetado, su compresión y, si es necesario, su encriptación. La documentación que haya sido informatizada y compilada podrá ser custodiada mediante sistemas de distinta naturaleza:  

  • DVDs o CDs que no puedan ser grabados de nuevo. 
  • Discos duros externos que se encuentren bajo la custodia del responsable de calidad o director de la firma. De este modo, se garantiza el acceso a su contenido. 
  • Mediante un archivo alojado en el servidor de la firma, siempre que su acceso esté restringido para la documentación de trabajos ya finalizados. Esto puede conseguirse mediante sistemas especiales de claves. 
  • Soporte en la nube. Recordemos que también deberá contar con acceso restringido. 

¿Cuál es plazo máximo para la compilación?

Como se ha indicado anteriormente, el artículo 29 de la LAC establece que “el archivo de auditoría se cerrara en un plazo máximo de 60 días a partir de la fecha del informe de auditoría”. Si bien, no se precisa si se han de considerar los días como laborables o como naturales. Por su parte, el artículo 69 del Reglamento de auditoria no contempla nada respecto al plazo máximo de 60 días al que se refiere la Ley de Auditoría. 

En consecuencia, de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 de la LPACAP, “siempre que una ley no exprese otro computo, cuando los plazos se señales por días, se entiende que estos son hábiles”. Este dato nos indica que los 60 días deben ser considerados como hábiles.

El archivo de auditoría compilado en formato electrónico es de aplicación obligatoria a los trabajos de auditoría correspondientes a ejercicios económicos cerrados con posterioridad al 01.07.2022. 

¿Existe infracción por incumplimiento del plazo de compilación?

Si atendemos al artículo 73 apartado l) de la LAC, el incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 29, incluido el plazo de compilación, se clasifica como una falta grave, lo que puede conllevar una sanción económica de un importe mínimo de 6.001 euros y un máximo de 18.000 euros en el caso de auditores individuales y del 3% del importe facturado en auditoría, contando con un mínimo de 12.000 euros, si atendemos a firmas o sociedades de auditoría.

¿Cómo afecta esta normativa al control de calidad interno de cada firma? 

Los procesos destinados a la compilación en plazo de los papeles de trabajo han de constar de forma expresa en los procedimientos de control de calidad interno de cada firma o despacho.

Es necesario elaborar una hoja de control a modo de registro de calidad. En ella deberán constar los días transcurridos entre las fechas de emisión del informe y compilación, así como ambas fechas mencionadas. 

Otro de los aspectos a tener en cuenta en el manual de calidad es el proceso de modificación posterior de la documentación compilada, estableciendo el procedimiento de autorización.

¿Qué tipo de trabajos realizados por un auditor están afectos a este archivo compilado?

Tal y como establece la Ley de Auditoría de cuentas 22/2015, deberá compilarse el archivo electrónico de auditoria en aquellos trabajos que sean considerados una auditoría de cuentas según establece su artículo uno. Para la consecución de esta meta, deberán cumplirse los requisitos mencionados a continuación: 

  • Lo que se define como auditoría de cuentas es la propia actividad de revisión y verificación de cuentas anuales. También de otros estados de carácter financiero y documentos contables. Estos últimos, elaborados de acuerdo al marco normativo de información financiera. Este proceso debe tener como objetivo la realización y emisión de un informe sobre fiabilidad de estos documentos frente a terceros. 
  • O un editor de cuentas o una sociedad de auditoría serán los encargados obligatoriamente de realizar la auditoría de cuentas. Se emitirá el correspondiente informe y estará sujeto a los requisitos propuestos por la Ley. 

Por tanto, los trabajos de revisión limitada de cuentas, la emisión de informes especiales y los procedimientos acordados en los que sean de aplicación Normas Internaciones sobre Servicios Relacionados (NISR) y Normas Internacionales de Trabajos de Revisión (NITR) el auditor no deberá compilar los papeles de trabajo justificativos de evidencias. 

En conclusión, tenemos que:

  • La obligación de compilación del archivo de auditoría ya es exigible y viene regulada en el artículo 69 del Reglamento de auditoría, que establece cual es el contenido del archivo de auditoría, el formato electrónico y la aplicación de medidas de seguridad que garanticen la a autenticidad de los documentos.
  • Hay que dejar constancia fehaciente de la fecha de entrega del informe, en relación a la forma de documentar el procedimiento.
  • El tiempo máximo para acabar la compilación relativa al archivo de cada trabajo de auditoría es de un total de 60 días hábiles. Estos comienzan a contarse desde la propia fecha del informe de auditoría. Este archivo no podrá sufrir de modificaciones en ningún caso debido a revisiones, tanto internas como externas, del trabajo ejecutadas de forma posterior al propio informe de auditoría. 

Si existen hechos que conlleven la aplicación de procesos de auditoría de forma posterior a la propia fecha del informe, así como sucesos con fechas anteriores pero conocidos más adelante, el auditor contará con la posibilidad de elaborar un archivo de carácter complementario usando como base el archivo compilado. 

Recordemos también:

  • Los auditores de cuentas y sociedades de auditoría deberán disponer de sistemas informáticos que cuenten con controles, generales y de aplicaciones, implementados eficazmente para que no sea posible la modificación de los archivos de cada trabajo de auditoría una vez que haya transcurrido el plazo máximo de compilación, así como emplear la diligencia necesaria para minimizar el riesgo de deterioro o pérdida. Por lo tanto, las medidas de seguridad informática a implementar son incrementadas con el fin de asegurar razonablemente la custodia segura, integridad, recuperación, accesibilidad y autorización restringida para su acceso. 
  • El sistema informático deberá permitir una identificación inequívoca del archivo generado compilado y de la fecha de la compilación y a tal efecto asignará una referencia única para cada archivo, debiéndose dejar constancia del control de accesos sobre los citados archivos.

Todas estas novedades han obligado a todos los profesionales del sector a llevar a cabo reestructuraciones organizativas que garanticen una correcta adecuación a las nuevas medidas de compilación así como a la seguridad del sistema informático implicado en su proceso. 

Conclusiones derivadas de la compilación de trabajo de Auditoría

¿Necesitas llevar a cabo un proceso de auditoría?

Si deseas llevar a cabo cualquiera de nuestros servicios, el equipo de Auditasa queda totalmente a tu disposición. Puedes contactar con nosotros a través de este link. Esperamos que la información que hoy te hemos ofrecido sea para ti útil e interesante. Nos vemos en el próximo artículo de blog.

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