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Descubre con Auditasa la memoria de cuentas anuales

En el artículo de hoy os hablaremos sobre la memoria de cuentas anuales: qué son, posible responsabilidad derivada de su formulación, supuestos de no aprobación y su depósito.

Personal revisando una memoria de cuentas anuales

Sobre la memoria integrante de las cuentas anuales

Tal y como establece el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad (en adelante PGC), en su primera parte denominada marco conceptual de la contabilidad – Cuentas anuales – Imagen fiel, se indica:

  • Las cuentas anuales de una empresa comprenden lo siguiente: Balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. Los documentos mencionados son tomados, en conjunto, como una unidad. Sin embargo, el estado de cambios en el patrimonio neto, así como el estado de flujos e efectivo no serán de carácter obligatorio para aquellas empresas capaces de formular tanto balance como memoria abreviados.
  • Los documentos citados deben de ser redactados de forma muy clara. Ello con el objetivo de que toda la información reflejada sea útil y comprensible a la par para todos los usuarios que deban tomar decisiones de tipo económico. Será necesario que muestren una imagen fiel del patrimonio, los resultados obtenidos de la empresa y su situación financiera. Deben ser conforma con las disposiciones legales.

Otras consideraciones sobre la memoria integrante de las cuentas anuales:

En la tercera parte del PGC denominada cuentas anuales – Normas de elaboración de las cuentas anuales – cuentas anuales abreviadas, se indica que las sociedades podrán utilizar los modelos de las cuentas anuales abreviados en ciertas ocasiones. Esto será cuando a fecha de cierre del ejercicio y durante dos ejercicios consecutivos concurran, al menos, dos de las circunstancias especificadas a continuación:

  • Que el total de las partidas del activo no sea superior a los 4.000.000 euros. Será considerado por total activo el total que está plasmado o figura en el modelo del balance.
  • Que el importe neto de su cifra anual de negocios no sea mayor de los 8.000.000 euros.
  • Por último, que el número medio de trabajadores empleados no sea superior a 50 durante el ejercicio.

Respecto al contenido mínimo a incluir en la memoria integrante de las cuentas anuales, se establece en la tercera parte del PGC. Denominada cuentas anuales, detalla una información definida y regulada a integrar en la memoria. En concreto, para la memoria normal ascenderían a 25 apartados de información diferentes entre sí. Para la memoria abreviada, 10 apartados de información a suministrar.

Responsabilidad del órgano de administración en la formulación de las cuentas anuales

El artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital, establece que el órgano de administración de la sociedad está obligado a formular, en el plazo máximo de tres meses contados desde el cierre de:

  • Ejercicio social
  • Cuentas anuales
  • Informe de gestión
  • Propuesta de aplicación de resultado

Las cuentas anuales tendrán que estar firmados por absolutamente todos los administradores. También deberán de ser firmados el informe de gestión, cuando deba incluirse, así como el estado de información no financiera. Si faltara la firma de alguno de ellos se señalará en cada uno de los documentos en que falte, con expresa indicación de la causa.

Caso de omisión o error de información:

En caso de omisión o error de información que deba estar incluida en la memoria integrante de las cuentas anuales, será el auditor, el que evalúe si esta falta o error de información supera la importancia relativa establecida por el en la ejecución de su trabajo. Esta falta o error podría ser respecto a información cuantitativa y/o cualitativa. En caso de considerar que la falta o error de información influye en la imagen fiel de las cuentas anuales deberá reflejar en su informe de auditoría una salvedad por omisión de información.

Caso de que la sociedad no sea auditada o exista un error o falta de información:

Por el contrario, en caso de que la sociedad no sea auditada y exista falta o error de información en la memoria, cualquier socio podría impugnar el acuerdo societario que aprobó las cuentas anuales. Esto se realiza ante el Juzgado de lo Mercantil competente según el artículo 204 y siguientes de la Ley de Sociedades de Capital.

El delito de falsedad en las cuentas anuales de una sociedad viene previsto en el artículo 290 del Código Penal. Este artículo indica que los administradores, de hecho o de derecho, de una sociedad que falseasen las cuentas anuales de forma que llegasen a causar un perjuicio económico a sus socios, cualquier otra persona o a la propia sociedad serían castigados. La pena conlleva prisión, de 1 a 3 años. También un multa con duración desde los 6 hasta los 12 meses. En el caso de que se llegue a causar perjuicio de tipo económico, las penas impuestas corresponderán a su mitad superior.

El plazo de caducidad para la impugnación es de un año y comienza a computar una vez fue adoptado el acuerdo. Si se pretenden impugnar las cuentas anuales, se deberán cumplir los siguientes requisitos especificados:

  • Poseer la condición de socio en el propio momento en que se da la aprobación de dichas cuentas.
  • No haber votado a favor de su aprobación.
  • El o los socio/s tienen que representar al menos el 1% del capital social, salvo un porcentaje inferior establecido en los estatutos.
Personal de oficina trabajando en una memoria de cuentas anuales.

No Aprobación de las cuentas anuales por los socios

El órgano de administración de la sociedad debe convocar una junta general ordinaria de socios con la finalidad de aprobación de las cuentas anuales. Esto queda establecido en el artículo 164 de la Ley de Sociedades de Capital. En caso de no ser aprobadas las cuentas anuales en junta general, deberá levantarse un acta firmada por todos los asistentes.

Seguidamente el órgano de administración tendrá que emitir un certificado en el que se exprese la falta de aprobación y los motivos. Este certificado debe estar legitimado ante notario y se deberá presentar ante el Registro Mercantil antes de que transcurra un año del cierre del ejercicio social. El objetivo sería evitar el cierre de su hoja registral, tal y como establece el artículo 378.5 del Reglamento del Registro Mercantil.

Si la no aprobación de cuentas anuales por los socios se alarga en el tiempo, el órgano de administración tendrá que presentar cada seis meses, un certificado en el Registro Mercantil con sus firmas legitimadas ante notario o copia del acta de la junta general en la que conste la no aprobación de las cuentas anuales. En este certificado tendrá que constar que siguen sin poder aprobarse las cuentas anuales por los mismos motivos.

Depósito de las cuentas anuales ante el Registro Mercantil

Tal y como establece el artículo 279.1 de la Ley de Sociedades de Capital denominado depósito de las cuentas indica que, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad presentarán para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas. Habrán de ser debidamente firmadas, y de aplicación del resultado a la que se adjuntará un ejemplar de cada una de ellas. Serán los administradores quienes presenten también el conocido como informe de gestión.

¿Qué incluye? Cuando sea procedente, deberá contener lo siguiente: Estado de información no financiera, así como el informe del auditor en caso de que la sociedad esté obligada a realizar una auditoría. Esto puede deberse a disposición legal o puede haberse acordado por petición de la minoría y también voluntariamente. También debe ocurrir que se hubiese inscrito en el Registro Mercantil en el nombramiento de auditor.

¿Qué ocurre en caso de incumplimiento?

El incumplimiento o cumplimiento tardío por el órgano de administración de la obligación de depositar, las cuentas anuales, dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa. El importe será de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Ello previa instrucción de expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, tal y como establece el artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital.

Cuando la sociedad o, en su caso, el grupo de sociedades tenga un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 euros el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 euros.

¿Cómo se determina la sanción que se impondrá? Será impuesta dependiendo de la dimensión de la sociedad. También atenderá al importe completo de las partidas del activo y, también, su cifra de ventas. Estos datos serán referidos al último ejercicio que hubiera sido declarado ante la Administración tributaria. Si se da el caso de no disponer de los datos anteriormente mencionados, se recurrirá a la cifra que conforma el capital social para especificar la sanción. Esta será solicitada en el Registro Mercantil que corresponda.

En el supuesto de que las cuentas anuales hubiesen sido depositadas con anterioridad a la iniciación del procedimiento sancionador, la sanción será impuesta en su grado mínimo y reducida en un 50%. Las infracciones prescribirán a los tres años.

¿Tienes dudas?

Si tienes cualquier duda al respecto sobre la memoria de cuentas anuales o su formulación, no dudes en contactar con nosotros.

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